Tài liệu Công tác văn thư - Công tác lưu trữ ppt

3. Nội dung công tác văn thư bao gồm các công việc

- Thảo văn bản, ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị 
chuyên viên, cán bộ
- Sửa và duyệt bản thảo  chuyên viên, thủ trưởng
- Đánh máy, in  nhân viên đánh máy
-
Trình ký  văn thư
-
Ký  thủ trưởng
- Quản lý con dấu chặt chẽ,
sử dụng con dấu đúng quy định  văn thư
- Vào sổ và làm thủ tục gửi đi  văn thư
- Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu  văn thư

- Nhận, vào sổ công văn đến  văn thư
- Phân phối công văn đến  thủ trưởng
- Chuyển giao công văn đến  văn thư
- Theo dõi giải quyết công văn đến
+ Theo dõi giải quyết về nội dung  thủ trưởng
+ Theo dõi thời gian giải quyết  văn thư
- Lập hồ sơ  tất cả những
người liên quan đến công văn giấy tờ
- Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan  tất cả những người
có hồ sơ.

4. Hình thức tổ chức công tác văn thư
a. Văn thư tập trung: tất cả các công việc tiếp nhận, đăng
ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết công văn
đến; đánh máy, in; trình ký, đóng dấu, vào sổ và làm thủ
tục gửi công văn đi của cơ quan và các đơn vị trực thuộc
đều tập trung ở Văn phòng cơ quan.
b. Văn thư phân tán: các nội dung công việc trên được
tiến hành phân tán ở Văn phòng cơ quan và ở từng đơn
vị chuyên môn.
c. Văn thư hỗn hợp: kết hợp cả hai hình thức trên. Một
số công việc như đánh máy, in, nhận và gửi công văn
giấy tờ thì tập trung giải quyết ở Văn phòng cơ quan,
còn những việc khác vừa tiến hành ở Văn phòng cơ
quan, vừa ở các đơn vị chuyên môn.

5. Ứng dụng CNTT vào c/tác văn thư
5.1. Khái niệm
•
Ứng dụng CNTT vào c/tác văn thư là việc áp
dụng các công cụ tin học để soạn thảo văn
bản,
•
xây dựng CSDL phục vụ yêu cầu quản lý, xây
dựng văn bản đi, đến và tra tìm thông tin
trong các văn bản, tài liệu được nhanh chóng,
chính xác;
•
nâng cao năng suất, hiệu quả c/tác trong CQ,
tổ chức và tạo môi trường thuận lợi trao đổi
thông tin giữa các CQ thông qua mạng thông
tin nội bộ và các mạng thông tin quốc gia.

5.2. Nội dung ứng dụng CNTT
vào c/tác văn thư
•
- Ứng dụng CNTT để soạn thảo, in ấn, nhân sao văn
bản;
•
- Ứng dụng CNTT để quản lý, xử lý, tra tìm văn bản
đi, đến, nội bộ;
•
- Ứng dụng CNTT để quản lý, xử lý, tra tìm đơn thư
khiếu tố;
•
- Ứng dụng CNTT để chuyển giao văn bản.

5.3. Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin
vào công tác văn thư
•
- Gửi nhận văn bản;
•
- Thư tín điện tử;
•
- Quản lý văn bản đi;
•
- Quản lý văn bản đến;
•
- Quản lý đơn thư khiếu tố

II. Công tác lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ
a. Khái niệm: Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn
trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản
cố định trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ các mục đích
chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử của toàn xã hội.

b. Đặc điểm:
- Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá
khứ.
- Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, bản sao của các
văn bản.
- Tài liệu lưu trữ do Đảng, Nhà nước thống nhất quản
lý, được bảo quản, nghiên cứu và sử dụng theo những
qui định chặt chẽ, thống nhất của Đảng, Nhà nước.

c. Loại hình:
- Tài liệu hành chính.
- Tài liệu khoa học kỹ thuật.
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình.
- Tài liệu điện tử (tài liệu đọc bằng máy)

d. ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
* ý nghĩa chính trị: Tài liệu lưu trữ mang tính chất giai
cấp rõ rệt, bất kỳ thời đại nào, các giai cấp đều sử dụng tài
liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi giai cấp mình.
* ý nghĩa kinh tế: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa kinh tế to
lớn; nội dung tài liệu phản ánh tình hình kinh tế chung,
tình hình phát triển của từng ngành. Việc nghiên cứu, sử
dụng triệt để tài liệu lưu trữ sẽ mang lại lợi ích to lớn cho
nền kinh tế quốc dân.

Xem chi tiết: Tài liệu Công tác văn thư - Công tác lưu trữ ppt