Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch

Ưu điểm:
Hiệu qủa tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính chất lặp đi lặp lại; phát huy đầy
đủ hơn những ưu thế của chuyên môn hoá ngành nghề; giữ được sức mạnh và uy tín
của các chức năng chủ yếu; đơn giản hoá việc đào tạo; chú trọng hơn đến tiêu chuẩn
nghề nghiệp và tư cách nhân viên; tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao
nhất.
Nhược điểm:
Thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các chỉ tiêu
và chiến lược; thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng; chuyên môn hoá quá
mức và tạo ra cách nhìn quá hạn hẹp ở cán bộquản lý; hạn chế việc phát triển đội gnũ
cán bộ quản lý chung; đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung cho lãnh
đạo cấp cao nhất.
Áp dụng:
Được hầu hết các tổ chức áp dụng trong một giai đoạn phát triển, khi tổ chức
có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong một lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường.
Sơ đồ 1.1: Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng
* Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm:
Là việc hợp nhóm các hoạt động và đội ngũ nhân sự theo sản phẩm hoặc
tuyến sản phẩm.
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46

Giám đốc
Phó giám đốc
Marketing
Phó giám đốc
Kỹ thuật
Phó giám đốc
Sản xuất
Phó giám đốc
Tài chính
Quảng cáo
Bán hàng
Thiết kế
Kỹ thuật
Phân xưởng1
Phân xưởng2
Ngân quỹ
Kế toán
5

Ưu điểm:
Việc quy định trách nhiệm đối với các mục tiêu cuối cùng tương đối dễ dàng;
việc phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng vì mục tiêu cuối cùng có
hiệu quả hơn; tạo khả năng tốt hơn cho việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung;
các đề xuất đổi mới công nghệ dễ được quan tâm; có khả năng lớn hơn là khách hàng
sẽ được tính tới khi đề ra quyết định.
Nhược điểm:
Sự tranh giành quyền lực giữa các tuyến sản phẩm có thể dẫn đến phản hiệu
quả; cần nhiều người có năng lực quản lý chung; có xu thế là cho việc thực hiện các
dịch vụ hỗ trợ tập trung trở nên khó khăn; làm nảy sinh khó khăn đối với việc kiểm
soát của cấp quản lý cao nhất.
Áp dụng:
Tổ chức có quy mô lớn với nhiều dây chuyền công nghệ.
Sơ đồ 1.2: Mô hình cơ cấu tổ chức sản phẩm
* Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư:
Là các hoạt động trong một khu vực hay địa dư nhất định được hợp nhóm và
giao cho một người quản lý.
Ưu điểm:
Chú ý đến nhu cầu thị trường và các vấn đề địa phương; có thể phối hợp hành
động của các bộ phận chức năng và hướng các hoạt động này vào các thị trường cụ
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46

Giám đốc
Phó giám đốc
Nhân sự
Phó giám đốc Sản
xuất
Phó giám đốc Tài
chính
Xưởng Xe máy
Xưởng Ô tô
Xưởng Hàng điện tử
6

thể; tận dụng được tính hiệu quả của các nguồn lực và hoạt động tại địa phương; có
được thông tin tốt hơn về thị trường; tạo điều kiện thuận lợi để đào tạo các cán bộ
quản lý chung.
Nhược điểm:
Khó duy trì hoạt động thực tế trên diện rộng của tổ chức một cách nhất quán;
đòi hỏi phải có nhiều cán bộ quản lý; công việc có thể bị trùng lặp; khó duy trì việc ra
quyết định và kiểm tra một cách tập trung.
Áp dụng:
Đối với các doanh nghiệp khi cần tiến hành các hoạt động giống nhau ở các
khu vực địa lý khác nhau. Nhiều cơ quan Nhà nước như cơ quan thuế, toà án, bưu
điện áp dụng mô hình này nhằm cung cấp những dịch vụ giống nhau ở khắp mọi
nơi trong cả nước.
Sơ đồ 1.3: Mô hình cơ cấu tổ chức địa dư
* Mô hình tổ chức bộ phận theo đối tượng khách hàng:
Là những nhu cầu mang đặc trưng riêng của khách hàng đối với các sản phẩm
và dịch vụ.
Ưu điểm:
Tạo ra sự hiểu biết khách hàng tốt hơn; đảm bảo khả năng chắc chắn hơn là
khi soạn thảo các quyết định, khách hàng sữe được giành vị trí nổi bật để xem xét;
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46

7
Tổng giám đốc
Giám đốc
Marketing
Giám đốc
Nhân sự
Giám đốc Tài
chính
Giám đốc khu
vực miền Bắc
Giám đốc khu
vực miền Trung
Trung
Giám đốc khu
vực miền Nam

tạo cho khách hàng cảm giác họ có những nhà cung ứng đáng tin cậy; tạo ra hiệu
năng lớn hơn trong việc định hướng các nỗ lực phân phối.
Nhược điểm:
Tranh giành nguồn lực một cách phản hiệu quả; thiếu sự chuyên môn hoá; đôi
khi không thích hợp với hoạt động nào khác ngoài marketing; các nhóm khách hàng
có thể không phải luôn xác định rõ ràng.
Áp dụng:
Thường được sử dụng cho một tổ chức tổng thể.
Sơ đồ 1.4: Mô hình cơ cấu tổ chức khách hàng
* Mô hình tổ chức ma trận:
Là sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức bộ phận khác nhau.
Ưu điểm:
Định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng; tập trung nguồn lực vào
khâu xung yếu; kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ quản lý và chuyên gia; tạo
điều kiện đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường.
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46

8
Tổng giám đốc
Phó tổng giám
đốc Tài chính
Phó tổng giám
đốc Kinh doanh
Phó tổng giám
đốc Nhân sự
Giám đốc phân
phối sản phẩm
Giám đốc
nghiên cứu thị
trường
Quản lý bán
buôn
Quản lý bán lẻ
Quản lý giao dịch với
cơ quan Nhà nước

Nhược điểm:
Hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến sự không thống nhất mệnh lệnh;
quyền hạn và trách nhiệm của các nhà quản lý có thể trùng lặp tạo ra các xung đột; cơ
cấu phức tạp và không bền vững; có thể gây tốn kém.
Áp dụng:
Thường được áp dụng trong những tổ chức thực hiện những mục tiêu mang
tính trọn gói.
Sơ đồ 1.5: Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận
1.1.3.3. Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức:
Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự
tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong
CCTC.
Có các loại quyền hạn sau:
- Quyền hạn trực tuyến.
- Quyền hạn tham mưu.
- Quyền hạn chức năng.
Từ đó hình thành nên các mô hình cơ cấu tổ chức theo các mối quan hệ quyền
hạn.
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46

9
Giám đốc
Phó giám đốc
Nhân sự
Phó giám đốc
Tài chính
Phó giám đốc
Sản xuất
Phó giám đốc
Kinh doanh
Ban
quản lý
dự án 1
ban quản
lý dự án
2

* Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến:
Là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới. Nhân viên
cấp dưới chỉ chịu sự quản lý và chịu trách nhiệm với người lãnh đạo trực tiếp của
mình, các mối quan hệ theo kiêu trực tuyến từ trên xuống.
Ưu điểm:
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng, người lãnh
đạo chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền.
Nhược điểm:
Đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp. Đồng thời cơ
cấu này làm hạn chế việc sử dụng chuyên gia có tình độ cao theo chuyên môn.
Áp dụng:
Chỉ áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp.
Sơ đồ 1.6: Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến
* Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng:
Là sự kết hợp của hai cơ cấu trực tuyến và chức năng, theo đó mối quan hệ
giữa cấp dưới và cấp trên là một đường thẳng, cong những bộ phận chức năng chỉ
làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động
của cán bộ trực tuyến.
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46

10
Người lãnh đạo
Người lãnh đạo
tuyến 1
Các đối tượng
quản lý
Người lãnh đạo
tuyến 2
Các đối tượng
quản lý

Ưu điểm:
Công việc quản lý được chuyên môn hoá cao, các chuyên gia giỏi ở từng lĩnh
vực được tận dụng và phát huy tài năng.
Nhược điểm:
Đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ
giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng.
Áp dụng:
Cơ cấu này chỉ áo dụng với các tổ chức có quy mô lớn và mức độ quản lý
phức tạp.
Sơ đồ 1.7: Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng
* Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - tham mưu:
Là cơ cấu mà người lãnh đạo ra mệnh lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối
với người thừa hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo
phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc.
Ưu điểm:
Người lãnh đạo tận dụng được những tài năng, chuyên môn của các chuyên
gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức.
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46

11
Người lãnh đạo
Người lãnh đạo
tuyến 1
Lãnh đạo chức
năng A
Người lãnh đạo
tuyến 2
Lãnh đoạ chức
năng B

Nhược điểm:
Người lãnh đạo phải tìm kiếm được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực.
Sơ đồ 1.8: Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - tham mưu
1.1.3.4. Cấp quản lý, tầm quản lý và mô hình cơ cấu tổ chức xét theo số cấp quản
lý:
- Tầm quản lý là số người và bộ phận mà một nhà quản lý có thể kiểm soát có
hiệu lực và hiệu quả.
- Cấp quản lý là giới hạn của tầm quản lý.
* Cơ cấu tổ chức nằm ngang:
- Cơ cấu tổ chứuc nằm ngang là loại cơ cấu chỉ có một vài cấp quản lý và
hướng tới một nền quản lý phi tập trung. Mọi nhân viên của tổ chức đều được khuyến
khích tham gia vào quá trình ra quyết định.
- Tổ chức có cơ cấu nằm ngang được tổ chức theo những đơn vị tạo ra sản
phẩm và dịch vụ cuối cùng, hoạt động độc lập nhằm đáp ứng nhanh chóng nhu cầu
của người tiêu dùng và thích ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường.
- Cơ cấu tổ chức nằm ngang làm tăng khả năng phối hợp. Sự ngăn cách giữa
con người trong tổ chức giảm do các nhân viên thường làm việc theo nhóm. Di
chuyển nhân lực theo chiều ngang. Sự mô tả công việc mang tính khái quát, cho nhân
viên phát triển kỹ năng một cách tổng hợp.
- Cơ cấu nằm ngang hoạt dộng có hiệu quả trong môi trường thay đổi.
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46

12
Người lãnh đạo
Tham
mưu
Người lãnh đạo
tuyến 1
Tham
mưu
Người lãnh đạo
tuyến 2
Tham mưu

* Cơ cấu hình tháp:
- Là loại cơ câú có rất nhiều cấp bậc quản lý. Sử dụng phương thức quản lý
"trên - dưới", "ra lệnh - kiểm tra", các nhà quản lý ra mệnh lệnh hành chính và kiểm
soát việc thực hiện mệnh lệnh.
- Cơ cấu hình tháp chuyên môn hoá lao động theo chức năng, phân chia tổ
chức thành các bộ phận mang tính độc lập cao, tạo sự cứng nhắc giữa công việc và bộ
phận. Công cụ quản lý là những bảng mô tả chi tiết công việc.
- Cơ cấu hình tháp là sự phát triển của nhân viên trong phạm vị một chức
năng.
- Hoạt động hiệu quả trong môi trường ổn định và dự báo được.
* Cơ cấu mạng lưới:
- Là cơ cấu trong đó mối quan hệ giữa các thành viên được thực hiện trên cơ
sở bình đẳng. Cho phép cá nhân, bộ phận của tổ chức liên kết với nhau, liên kết với
khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh. Chế độ ra quyết định tập thể, hoạt
động lien doanh, liên kết, liên minh.
- Xoá bỏ ranh giới giữa con người, bộ phận trong tổ chức và ranh giới giữa tổ chức
với nhà cung cấp, khách hàng, đối thủ cạnh tranh. Phương thức hoạt động theo nhóm.
- Hoạt động có hiệu quả khi: cần thực hiện chiến lược quản lý chất lượng
đồng bộ, thâm nhập thị trường quốc tế với hàng rào vào cửa lập nên bởi các đối thủ
cạnh tranh, cần quản lý rủi ro trong quá trình phát triển công nghệ với chi phí cao.
1.1.3.5. Phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý - tập trung và phi tập trung:
- Tập trung là phương thức tổ chức trong đó mọi quyền ra quyết định được tập
trung vào cấp cao nhất của tổ chức
- Phi tập trung là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho những cấp quản
lý thấp hơn trong hệ thống thứ bậc.
- Uỷ quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới
một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định.
- Phân quyền càng lớn khi:
+ Tỷ trọng các quyết định đề ra ở các cấp bậc quản lý thấp hơn càng lớn.
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46

13

+ Các quyết định đề ra ở cấp thấp càng quan trọng.
+ Phạm vi tác động bởi các quyết định ở các cấp dưới càng lớn.
+ Một người quản lý càng độc lập trong quá tình quyết định.
- Quá trình uỷ quyền có hiệu quả khi:
+ Quyết định những nhiệm vụ có thể uỷ quyền và kết quả cần đạt được.
+ Lựa chọn con người theo nhiệm vụ.
+ Cung cấp các nguồn lực.
+ Duy trì các kênh thông tin mở.
+ Thiết lập hệ thống kiểm tra có năng lực.
+ Khen thưởng đối với uỷ quyền có hiệu quả và việc tiếp thu tốt quyền hạn.
1.1.3.6. Phối hợp các bộ phận của tổ chức:
- Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con người, bộ phận, phân
hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung
của tổ chức.
- Mục tiêu: Đạt được sự thống nhất hoạt động cảu các bộ phận bên trong và cả
với bên ngoài tổ chức.
- Các công cụ phối hợp:
+ Các kế hoachj.
+ Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật.
+ Các công cụ cơ cấu.
+ Giám sát trực tiếp.
+ Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông và tham gia quản lý.
+ Văn hoá tổ chức.
1.2. HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC:
1.2.1. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức:
Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải đảm bảo những yêu cầu sau
đây:
- Tính thống nhất trong mục tiêu: Một cơ cấu tổ chức được coi là có kết quả
nếu nó cho phép mỗi cá nhân góp phần công sức vào các mục tiêu của tổ chức.
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46

14

Xem chi tiết: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch