Thư viện có nhiều mối quan hệ với các nhà cung cấp sách,
thường là các tác giả viết sách đó, đồng thời thư viện cũng quan hệ với
các nhà xuất bản sách.
5. Mô tả nghiệp vụ
- Nghiệp vụ cập nhật sách:
Hệ thống có nhu cầu nhập sách về khi đó là những sách mà các
độc giả hay đọc nhiều nhất; sách không còn hợp với thời kỳ này nữa
thì được huỷ đI, hoặc khi nhà xuất bản có sách mới giới thiệu và gửi
bản thảo về cho thư viện, thủ thư có trách nhiệm kiểm tra và hỏi ý kiến
ban quản lý để có quyết định nhập sách hay không
Vấn đề huỷ sách khi đã lỗi thời, nội dung không còn phù hợp
với hiện tại, không đáp ứng nhu cầu hiện nay của các độc giả, thì sẽ
được lấy ra khỏi hệ thống và chỉnh sửa lại số lượng.
Vấn đề cơ hội và kết quả:
Vấn đề cơ hội Nhân quả Mục tiêu
1.Việc lưu trữ khó
khăn và không kịp
thời
Do lưu trữ bằng tay
nên rất khó khăn
trong khâu bảo quản
và khâu lưu trữ , các
thông tin cập nhật
không kịp thời
Cần tổ chức 1 hệ cơ
sở dữ liệu để dễ dàng
cho việc lưu trữ và
giúp cập nhật thông
tin nhanh chóng
chính xác.
2.Việc xử lý số liệu
chậm. Và không
chính xác
1.Do các thông tin
được lưu trữ trên
giấy bao gồm nhiều
1.Cần lưut trữ các
thông tin liên quan
đến sách lên một
5
loại khác nhau nên
việc lưu, tìm kiếm,
thống kê sẽ rất
chậm.
2.Việc tính toán và
xử lý các số liệu
bằng tay chậm.
Và xử lý không
chính xác
ngân hàng cơ sở dữ
liệu. Việc này có thể
quản lý bằng
access,visual foxpro
2.Giúp cho việc tính
toán và xử lý dữ liệu
nhanh chóng chính
xác hơn
3.Việc thống kê theo
định ký và theo các
yêu cầu đột xuất
không kịp thời và
không chính xác
1.Việc thống kê theo
mỗi kì nhất địnhmất
nhiều thời gian,v
nếu thống kê bằng
tay rất chậm. Và
không chính xác
2.Do làm bằng tay
sẽ không đáp ứng
kịp thời nhu cầu đột
xuất về thông tin
1.Giúp việc thống kê
nhanh dễ dàng hơn
và chính xác hơn
2.Hỗ trợ kịp thời các
nhu cầu đột xuất về
công tác thống kê
sách
4.Việc theo dõi các
thông tin theo tong
phân hệ không kịp
thời dễ sai sót và
không có hệ thống
Các thông tin tong
phân hệ được lưu trữ
rất nhiều do đó việc
theo dõi các thông
tin khi làm bằng tay
sẽ mất rất nhiều thời
gian
Giúp dễ dàng theo
dõi các thông tin
trong tổng phân hệ
6
7
CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÁT TRIỂN HỆ
THỐNG THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC
I – Tổ chức và thông tin trong tổ chức
1. Hệ thống thông tin
Căn cứ vào mục đích phục vụ của thông tin đầu ra mà người ta chia
thành các loại hệ thống thông tin khác nhau: Hệ thống thông tin xử lý giao
dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định, hệ
chuyên gia và hệ tăng cường khả năng. Chúng ta chỉ tập trung xem xét tới hệ
thống thông tin quản lý trong khuôn khổ đề án môn học lần này.
Các hệ thống thông tin quản lý trợ giúp cho các hoạt động quản lý
của tổ chức. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo bởi các hệ xử
lý giao dịch cũng như nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung, chúng tạo ra
các báo cáo cho những nhà quản lý, các báo cáo này tóm lược tình hình về
một mặt đặc biệt nào đó. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào
các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà
chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành của hệ xử lý giao
dịch.
2. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo
quan điểm của người mô tả. Mỗi người trong tổ chức mô tả hệ thống thông
tin theo một mô hình khác nhau. Khái niệm mô hình này rất quan trọng, nó
tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế và cài
đặt hệ thống thông tin. Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả cùng một hệ
thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
8
Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà
nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa kết quả hoặc dữ liệu
để lấy cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình
này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì”. Trong đề án này thì mô hình
logic chính là các yêu cầu về việc xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ công
tác quản trị.
Mô hình vật lý ngoài phản ánh hệ thống thông tin dưới góc độ của
ngưòi sử dụng trực tiếp hệ thống. Nó thể hiện về cái nhìn thấy được bên
ngoài của hệ thống như: Phương tiện nhập dữ liệu và thao tác với chương
trình, các vật mang thông tin đầu ra, các hoạt động xử lý và những đối tượng
tham gia vào hoạt động. Mô hình vật lý ngoài có độ ổn định trung bình, nó ít
ổn định hơn so với mô hình logic nhưng lại ổn định hơn so với mô hình vật lý
trong. Trong đề án này mô hình vật lý ngoài là các mẫu form để nhập liệu và
các mẫu báo cáo theo yêu cầu người sử dụng.
Mô hình vật lý trong phản ánh hệ thống thông tin dưới góc độ của
nhân viên kỹ thuật. Nó thể hiện những yếu tố cấu hình về phần cứng, các
9
thiết bị để thực hiện hệ thống, tốc độ xử lý của các thiết bị. Mô hình này có
độ ổn định thấp nhất trong 3 mô hình. Trong đề án này mô hình vật lý trong
chính là máy tính của người dùng và máy in để in báo cáo.
3) Cơ sở dữ liệu
Những nhà quản lý luôn phải lưu trữ dữ liệu và xử lý dữ liệu phục
vụ cho công việc quản lý kinh doanh của mình. Trong tổ chức, dữ liệu được
lưu trữ trong những cơ sở dữ liệu có dung lượng lớn thiếu nó thì tổ chức sẽ
gặp nhiều khó khăn trong hoạt động. Nói rằng: “Dữ liệu của một tổ chức có
vai trò sống còn” là điều khẳng định không hề quá một chút nào.
Ngày nay người ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu để
giao tác với các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.
3.1 Một số khái niệm cơ sở
Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông
tin về nó
Trường dữ liệu dùng để lưu trữ thông tin về từng thực thể người ta
thiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó. Mỗi
thuộc tính là một trường. Nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể. Nhà quản
lý kết hợp với các chuyên viên hệ thống thông tin để xây dựng nên những bộ
thuộc tính như vậy cho các thực thể.
Bản ghi là tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể
làm thành một bản ghi.
Bảng là toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra
một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường.
Cơ sở dữ liệu được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau
được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý
của hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều
người sử dụng khác nhau, với các mục đích khác nhau.
10
3.2 Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu
Cập nhật dữ liệu: Dữ liệu có thể đến từ cuộc gọi điện thoại, từ phiếu in
sẵn có điền các mục, từ những bản ghi lịch sử, từ các tệp tin máy tính hoặc từ
những thiết bị mang tin khác. Ngày nay, phần lớn những phần mềm ứng dụng
cho phép chúng ta sử dụng giao diện đồ hoạ GUI bằng hình thức các form để
biểu diễn bản ghi của cơ sở dữ liệu với những ô trắng để ngưòi sử dụng nhập
thông tin hay đánh dấu các mục được chọn.
Truy vấn cơ sở dữ liệu là làm thế nào để lấy được dữ liệu từ cơ sở dữ
liệu. Để thực hiện nhiệm vụ này ta phải có một cách thức nào đó để giao tác
với cơ sở dữ liệu. Thông thường là thông qua một dạng ngôn ngữ truy vấn.
Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL là ngôn ngữ phổ dụng nhất được dùng để
truy vấn các cơ sở dữ liệu hiện nay.
Lập báo cáo từ cơ sở dữ liệu: báo cáo là nhũng dữ liệu kết xuất ra từ cơ
sở dữ liệu theo yêu cầu của người dùng, được tổ chức sắp xếp và đưa ra dưới
dạng in ấn. Tuy nhiên báo cáo cũng vẫn được thể hiện trên màn hình. Lập
báo cáo là một bộ phận đặc biệt của hệ quản trị cơ sở dữ liệu được dùng để
xử lý và đưa cho người sử dụng theo một thể thức xác định được.
Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu: Dữ liệu cần được tổ chức theo một
cách nào đó để không dư thừa và dễ dàng tìm kiếm, phân tích và tìm hiểu
được chúng. Vì vậy cơ sở dữ liệu cần được cấu trúc lại. Đối với thực thể việc
xác định tên gọi, xác định trường, độ rộng các trường, loại của từng trường.
Toàn bộ cấu trúc đó được gọi là cấu trúc của tệp. Để lưu trữ dữ liệu chúng ta
cần có cơ chế để gắn kết các thực thể mà giữa chúng có mối quan hệ với
nhau. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường sử dụng 3 mô hình sau để chế ngự các
mối quan hệ đó: mô hình phân cấp, mô hình mạng lưới, mô hình quan hệ.
Trong đó mô hình quan hệ là mô hình được sử dụng rộng rãi rất hiện nay.
Trong mô hình này thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu xem xét và thể hiện các thực
11
thể như một bảng hai chiều với bản ghi là hàng còn các trường là cột. Có một
cột đóng vai trò là trường định danh. Mỗi giá trị của nó xác định một bản ghi
duy nhất. Cấu trúc như vậy có rất nhiều thuận lợi cho việc thao tác với dữ
liệu trên bảng.
II- Phân tích, thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin
1) Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin
1.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
Những yêu cầu mới của quản lý dẫn đến sự cần thiết của một dự án
phát triển hệ thống thông tin mới. Các hành động của doanh nghiệp cạnh
tranh cũng có tác động mạnh buộc doanh nghiệp phải có những hành động
đáp ứng. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng dẫn tới việc tổ chức phải
xem lại trang thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Cuối cùng
vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua. Nói tóm lại
các nguyên nhân dẫn tới sự phát triển một hệ thống thông tin là:
- Những vấn đề về quản lý
- Những yêu cầu mới của nhà quản lý
- Sự thay đổi của công nghệ
- Thay đổi sách lược chính trị
1.2 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin
Mục đích của dự án phát triển hệ thống thông tin là có được một sản
phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong các
hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về
mặt tài chính và thời gian định trước. Không cần thiết chỉ thực hiện một
phương pháp nào để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có
phương pháp thì ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước.
Một phương pháp được định nghĩa là tập hợp các bước và các công cụ cho
phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý
12
hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung
của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin.
Ba nguyên tắc đó là:
- Nguyên tắc 1 Sử dụng các mô hình
- Nguyên tắc 2 Chuyển từ cái chung sang cái riêng
- Nguyên tắc 3 Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic
1.3 Các công đoạn của phát triển hệ thống
Tuỳ theo kết quả của mỗi giai đoạn có thể đôi khi là cần thiết, phải
quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Sau đây là mô
tả sơ lược các giai đoạn của việc phát triển hệ thống thông tin.
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội
đồng giám đốc những tư liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả
thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này thực hiện
tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn
sau:
- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
- Làm rõ yêu cầu.
- Đánh giá khả năng thực thi.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về
yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ vấn đề hệ
thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề
đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và
xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin phải đạt được. Trên cơ sở nội dung
13
báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiến hành hay thôi phát triển một hệ
thống mới. Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
- Nghiên cứu môi trường hệ thống đang tồn tại.
- Nghiên cứu hệ thống thực tại.
- Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp.
- Đánh giá lại tính khả thi.
- Thay đổi đề xuất của dự án.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
Giai đoạn 3: Thiết kế logic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ
thống thông tin, cho phép loại bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được
những mục tiêu đã được thiễt lập ở giai đoạn trước.Mô hình logic của hệ
thống mới sẽ bao gồm nội dung của đầu ra (Output), nội dung của cơ sở dữ
liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và các dữ liệu sẽ được nhập
vào (Input). Mô hình logic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và
chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau:
- Thiết kế cơ sở dữ liệu.
- Thiết kế xử lý.
- Thiết kế các luồng dữ liệu vào.
- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic.
- Hợp thức hoá mô hình logic.
Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp
Khi mô hình logic được xác định và chuẩn y, thì phân tích viên hoặc
nhóm phân tích viên phải xác định các phương tiện để thực hiện hệ thống
này. Đó là xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic.
Để giúp người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét